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資訊組織序言

發表是吸收的利器,尤其是在這個重行銷的年代,將我們所學所知有系統地呈現,是成功的必要條件。無論是用筆寫下來或是用言詞表達出來,都要懂得一些技巧才能幫助我們推銷自己,才稱得上是超水準也夠炫,方能夠出奇制勝贏在起跑點。

學術園地的信條是「不發表就沒得混」(Publish or Perish);網際網路的資訊社會則這樣說「沒有成果展示就完蛋」(Demo or Die);你說,能不把所得的資訊加以組織組織嗎?

系統的報告結構、精簡的簡報技巧、動人的網頁設計,如何能落實資訊豐富的生活,創出自己真善美的一面呢?現在正式進入我們的生活工廠吧!

 

報告結構

報告最主要的就是正確、清楚與簡潔,具體而言,目的是在溝通,也就是要把報告的內容清楚地、有條理有系統地傳達給我們的讀者, 但報告有不同的格式,就大學殿堂來講最常見的有:
大學生的學期報告(term paper)
碩士論文(thesis)
博士論文(dissertation)

而結構上基本有前置、正文及附註與參考書目三大部分,分別說明如下。

 

一、前置部分(preliminaries)

咱們有的是堣l,但也別忘了得先有個「面子」(Cover), 當然簡潔的學期報告,加個稱頭的面子就行了。

正式的報告第一要有封面(cover),再加個書名頁(title page),若是學期報告,只需要有個封面即可。 基本上兩者都應註明:姓名、系所年級、課程與作業名稱及日期。

封面隨後加張目次(table of content)條列報告大綱,體貼之心,分數定不會低。

 

二、正文(the text)

這就是報告最重要的部分囉!一般來說,正文會再分成不同的章節、段落來陳述。每個章節均有個標題,也有一定的編次,如「一、前言」。其下若有必要再細分時,也需注意其數序使用的用法,並以縮排方式,讓層次架構更為明顯。

除了文字敘述外,正文部分也可以有圖、表協助內容說明。不論是圖或表,也是需要編號,及給予標題。正文中敘及圖或表時,需直接說明「見圖1」或「見表1」,不宜使用「見下圖」或「見下表」。圖、表的位置也需適當選擇,通常宜置於首次陳述的段落之後,並以置於版面中央為宜。

正文的章節與段落是有規則可循的,一般言,理工方面的報告是:

  1. 前言或導論:介紹自己的研究主題及目的,並作文獻回顧。
  2. 方法章節:說明方法程序步驟。
  3. 結果與討論:陳述主要的結果並作出合理的解釋。
  4. 結論:作者自己所下的結論與研究心得。

而人文科學方面則是:

  1. 緒論:陳述問題、研究目的、範圍,以及方法與步驟之說明。
  2. 文獻分析:將有關的研究文獻作重點說明,點出研究主題所在。
  3. 研究設計或調查結果分析。
  4. 結論與建議。

 

三、附註與參考書目(back matter or reference matter)

如果我們在正文中所用的說法、觀點是參考其他人的作品,或是直接引述他人的文字時,就需要在正文中加上註釋說明資料來源,或是文末列出參考書目。加上這些資訊,一方面是尊重他人的智慧財產,一方面也能自我保護,免得不小心被告!同時,也能讓其他有興趣的人可以根據這些註釋或參考書目,找到需要的參考資料。所以,日後撰寫報告時,可別忘了要加上附註或參考書目。

附註或參考書目是有一定的格式可以依循的,透過這種標準化的格式,我們可以很快地辨別書名、作者、那個出版社出版、什麼時候出版、在那一本期刊上及資料所在頁碼等相關資訊。一般常用的書目引用格式有下列三種:(詳細介紹請見第十五章內容)

  1. Chicago Style
  2. APA Style
  3. MLA Style

但要注意的是,不同的學科課程或系所可能有其不同的規定, 應依各所規定的書目格式來編製參考書目。

 

繳交書面報告時,除了要顧及內容的可看性外,另外還有幾點小地方,也是值得大家注意的,不然就太對不起自己辛苦的心血,也不夠尊重讀者了。

  1. 段落要分明,每個標題的起始、內文的編序都需清楚。
  2. 行距不宜過大,建議可設定為單行間距。太大的行距雖然能增加報告的"份量",但很容易就會感覺出"灌水"的嫌疑,造成反效果。行距太小則不方便閱讀。
  3. 字體大小宜適中,建議可使用11或12點的字。而標題字的大小則需與內文區別,方便判斷段落與閱讀。若是批閱報告的教授年紀很大了,我們不妨體貼地將字體放大、行距變寬,讓教授不用看得很辛苦。
  4. 字型的選用不宜花俏,尤其是正式的報告。採用可愛或特殊的字形時,恐給人不莊重或不夠專業之想法。標楷體或新細明體是比較保險的字型。
  5. 報告需編頁碼。如果只是2、3頁的報告可以不需要編頁碼,若是長篇大論的報告,甚至是論文的話,頁碼就很必要,一方面可以很清楚的知道報告的份量,也能搭配目次,直接閱讀特定章節的內容。若是裝訂不牢固,不小心報告解體了,要再還原也方便多了!
  6. 裝訂要正確、牢固,不要有頁碼錯亂、上下訂反及脫落之錯誤。
  7. 不要用廢紙列印報告。雖說大家要有環保概念,但畢竟是自己的心血結晶,印在乾淨的紙上,看起來清爽舒服,也讓人有重視的感覺。若要環保,則可以在列印報告草稿時用廢紙,或是於報告發回後,將其回收再次使用。
  8. 不要用快"不行"的墨水或碳粉列印,以免報告印得不清楚,或是整張紙都是髒髒的墨水或碳粉痕跡。

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授課教師:謝寶煖
  pnhsieh@ntu.edu.tw