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第11章 第15章 討論版 佈告欄 |
授課期間:94學年度 2005.09~2006.01 第十一章 管理服務專案(Managing Service Projects)專案在複雜性、所需資源、完成時間和風險各方面都有很大差異。像是遷館、圖館週活動、圖書館利用課程、更換自動化系統、引進電子期刊全文系統…利用專案管理的觀念與技術,可以節省時間、善用資源,達到事半功倍的績效。 單元導覽專案管理所涉及的是活動的計畫(planning)、排程(scheduling)、和控制(controlling),以適時完成專案並符合預算和品質的期望。專案管理必須思考的問題有:
本單元將先回顧專案管理的功能特性,然後介紹傳統專案管理的方法-- bar-chart methods ,以及較新的 network-based methods。最後則以 Microsoft Project for Windows 為例介紹專案管理軟體有多好用、多有威力。
專案管理的本質
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計算項目 |
代號 |
定義 |
期望的活動時間 |
t |
一項活動的期望執行時間(expected duration) |
最早開始時間 |
ES |
如果所有的前項活動都在最早的時間開始的話,接續的這一項活動最早可以在什麼時候開始 |
最早完成時間 |
EF |
如果一項活動在最早開始時間開始的話,最早可以在什麼時候完成 |
最晚開始時間 |
LS |
在不影響專案完成時間的前題下,一項活動最晚可以在什麼時候開始 |
最晚完成時間 |
LF |
如果一項活動在最晚開始時間開始的話,最晚可以在什麼時候完成 |
總殘值 |
TS |
在不影響專案完成時間的前題下,一項活動最多可以延誤的多久的時間 |
以圖8.7的甘特圖方式輸入資料,內建有日曆確定日期。每項活動所需的時間及其與前項活動的關係輸入之後,就可以建立early start schedule,並可以在甘特圖中找出要徑,標示出關鍵活動。
也可以畫圖8.8的PERT chart。要徑以黑框和黑箭頭來表示。在每項活動下也標明開始和完成時間,以及所需時間。
要徑分析為我們提供了什麼樣的資訊呢?
我們可以知道如果一切按照計畫進行,那些活動可以決定專案的完成時間。
我們也可以很清楚地知道那些活動是拖延不得的,所以,需要花比較多的管理精神在上面。
當然我們也可以知道那些活動不是那麼的critical,在專案排程時可以有些彈性,可以用來爭取一些利益。
可以幫助我們更有效的分配資源。例如:可以從有剩餘時間的(slack time)活動中抽調人力到關鍵活動幫忙, 以減少專案落後的風險,或是讓原本落後的專案趕上進度。
專案網路分析是假定有足夠的資源來同時進行數項活動。有足夠的人力,有充份的設備,有共用的設施,甚至專家。但是現實卻不是這樣,首先人力運用就不見得有這麼大的彈性,設備和設施也不一定等在那兒,所以資源的限制經常是專案拖延的主要原因。
建築專案的完工標日期對顧客是很重要的。例如,大學興建學生宿舍,如果無法在9月的最後一個星期完工,開學後勢必造成很大的騷動,可能建商得付錢讓學生暫住旅館。所以大部份的建築合約都有條文獎勵提早完工,也會對延遲完工處以罰款。
圖8.11是一個虛擬專案的成本分析。很顯然的維持設備、監工、和保險的成本都會因為專案的延誤而增加。機會成本曲線反應的就是提早完工可以得到的獎勵(以負成本來表示),和延遲完工的罰款。人力的直接成本是與專案時間成反比的,因為進度愈趕所需要的愈多人力投資在要徑活動上才能加速完成。把所有的成本加在一起,得到的就是一個下凹的總成本曲線,可以求得一個最低成本的專案時間。
在之前的分析中我們都假設活動所需時間t是常數。然而多數時候,是不實際的,因為每項活動的執行都牽涉到很多的不確定性(uncertainties)。所以活動時間實際上是一個隨機變數。既然我們無法事前預知每項活動所花費的時間,當然,我們也沒辦法確定專案的確切完成時間。
那麼我們要怎樣進行專案管理呢?利用機率分配來估計 -- 預估活動時間的分配(activity duration distribution)、推測完成時間的分配。
利用網路模式來進行要徑分析似乎是非常簡單的。畢道,計算都是很直接的。然而要徑分析還是沒有辦法解決專案管理的所有問題。專案管理的主要重點是開發專案網路和各項活動的時間估計。
專案網路(project network)是指各項活動執行的順序。有各種不同的策略可以採用,至於該採用那個策略經常是取決技術因素和具影響力人力的決策。一旦專案付諸執行,專案網路必須經常檢視,並做可能的修正,因為有些活動可能會被排除或擱置,也可能無法取得所需資源。
活動時間估計。很顯然地,估計錯誤會影響專案的正確性,所以專家常以其過去經驗為參考,但還是很難精確估計,因為人和與共識不是那麼容易達成的。
另一個問題是活動時限估計錯誤,例如原只需8年卻估為10天,所以最好能參考過去的經驗或將相關資訊建為資料庫,方便計算。例如油漆天花板,就可以過去的經驗來做算油漆一平方公尺需要多久時間。
取材自: | Fitzsimmons, James and Mona Fitzsimmons. Service
Management: Operations,Strategy, and Information Technology. 2nd Edition. Boston:Irwin/McGraw Hill,1998. chapt.8: Managing Service Projects. |
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